Breaking News
Home » Uncategorized » Operasional Input

Operasional Input

  1. I. Operational– Input

 

Menu input digunakan untuk input data:

  1. Invoice
  2. Hotel
  3. Tour
  4. Refund

Tampilan menu Input Operational System adalah sebagai berikut:

I.A. Invoice

Menu Invoice digunakan untuk membuat Invoice untuk produk Ticket, Hotel, Tour, Travel Document, Insurance, dan Transportasi.

1

Tampilan menu Invoice adalah sebagai berikut:

Prosedur Input Invoice

  1. Klik tombol New, akan tampil menu sebagai  berikut:
  1. Input data Customer. Untuk data Customer, klik tombol , sedangkan untuk Walking Guest, Klik uncek
  2. Pilih Payment Type. Untuk pembayaran secara kredit, maka system akan memeriksa kredit limit berdasarkan plafon yang tersedia. Besarnya plafon diinput di menu master data customer. Perincian mengenai saldo Piutang Usaha dapat dilihat dengan klik tombol  disebelah total piutang.
  3. Pilih Product Type. Dengan pilihan ini, maka dapat dibuatkan invoice sesuai dengan produk type, seperti invoice ticket, hotel, travel dokumen, transportasi, dan produk lainnya.
  4. Untuk produk yang menggunakan mata uang asing (selain Rupiah), maka kurs mata uang asing harus di-input dahulu (bagian Accounting)
  5. Untuk pembelian ticket, terdapat tiga kelompok yaitu menggunakan:
    1. Stock Ticket, yaitu menggunakan Stock Ticket sendiri
    2. Deposit, yaitu invoice yang dibuat akan mengurangi deposit AirLine
    3. LG (Letter Of  Gurantee), yaitu pembelian ticket dari supplier lain atau sub-agent
    4. Klik tombol Add, maka akan tampil perincian input data
  1. Input data ticket, Pax Paid dan harga jual
  2. Klik tombol Ok
  3. Menu input invoice akan kembali dengan data perincian yang sudah terisi.
  1. Klik tombol Save. Hasilnya terlihat sebagai berikut:
  1. Untuk membuat Invoice, klik tombol Create

I.B. Hotel

Meliputi:

  1. Input Voucher Hotel
  2. Input Invoice Hotel

I.B.a. Input Voucher Hotel

Menu Hotel digunakan untuk membuat Voucher Hotel International dan Hotel Domestic. Tampilan menu Hotel adalah sebagai berikut:

Prosedur Input Voucher Hotel

  1. Klik tombol New, akan tampil menu sebagai berikut:
  1. Pilih Type Product (Voucher Hotel International atau Domestic), akan tampil menu sebagai berikut:
  1. Klik tombol
  2. Klik Agent Name untuk pembelian Voucher Hotel apabila melalui Travel-Agent lain
  3. Pilih tanggal Voucher, Location, Issuer By, Confirm By
  4. Input nama Guest, Jumlah Guest, Arrival (kedatangan) date/Time/FlightNo dan Departure (keberangkatan) date/Time/FlightNo
  5. Input room quantity, room type, bed type, meal type
  6. Input buying price dan selling price dan discount dan extra discount
  7. Input remark sebagai keterangan tambahan di Voucher Hotel
  8. Klik tombol Ok.
  1. Klik tombol Create Voucher untuk membuat Voucher Hotel Nomor.

I.B.b. Input Invoice Hotel

Setelah Voucher Hotel dibuat, maka tahap berikutnya adalah membuat Invoice untuk Voucher Hotel tersebut. Pembuatan invoice dilakukan di menu invoice dengan memilih produk type nya Hotel. Prosedur Input Invoice Hotel sebagai berikut:

Prosedur Input Invoice Hotel

  1. Klik tombol New, akan tampil menu sebagai  berikut:
  1. Input data Customer. Untuk data Customer, klik tombol , sedangkan untuk Walking Guest,  Klik uncek
  2. Pilih Payment Type. Untuk pembayaran secara kredit, maka system akan memeriksa kredit limit berdasarkan plafon yang tersedia. Besarnya plafon diinput di menu master data customer. Perincian mengenai saldo Piutang Usaha dapat dilihat dengan klik tombol  disebelah total piutang.
  3. Pilih Product Type Hotel.
  4. Untuk produk yang menggunakan mata uang asing (selain Rupiah), maka kurs mata uang asing harus di-input dahulu (bagian Accounting)
  5. Klik tombol Add. Kemudian masukan Nomor Voucher Hotel. Hasilnya akan muncul menu sebagai berikut:
  1. Klik tombok OK
  2. Klik tombol Save. Hasilnya sebagai berikut:
  1. Untuk membuat nomor invoice, Klik tombol Create Invoice. Hasilnya adalah sebagai berikut:

I.C. Tour

Meliputi:

  1. Input Master Tour
  2. Input Project Tour
  3. Input perincian Tour, yaitu Invoice, Voucher Hotel, Tour Arragement, Ticket

 

I.C.a. Input Master Tour

Menu Master Tour digunakan untuk mengelompokan Tour. Misalkan Master Tour Bali Overland digunakan untuk membuat project Tour Bali Overland selama periode tertentu.

Prosedur Input Master Tour

  1. Klik tombol Master Tour, akan tampil menu sebagai  berikut:
  1. Klik tombol New
  2. Input nama tour
  3. Pilih Type tour apakah tour International atau domestic
  4. Input keterangan
  5. Klik tombol Save. Hasil dari input data dapat dilihat dengan klik tombol listing.

I.C.b. Input Project Tour

Menu Project Tour digunakan untuk menggabungkan penerimaan tour dari invoice dan biaya-biaya yang dikeluarkan seperti voucher hotel, tour arrangement, dan ticket kedalam satu project tour, sehingga dapat diketahui perhitungan laba-rugi suatu tour.

Prosedur Input Project Tour

  1. Klik tombol New
  2. Pilih Master Tour dengan meng-klik tombol . Fungsinya adalah untuk mengelompokan project tour kedalam tiap-tiap master tour
  3. Input Pax Quantity, tanggal keberangkatan (Depature date) dan tanggal kembali (arrival date)
  4. Pilih Issue By
  5. Input Tour Guide apabila ada
  6. Pilih Product type (Tour International atau Tour Domestic)
  7. Klik tombol Save. Hasilnya adalah sebagai berikut:

I.C.c. Input Perincian Tour

  1. Perincian tour diinput dengan meng-klik tombol Add Details, akan tampil menu sebagai berikut:
  1. Pembuatan Invoice untuk Packet Tour sama dengan pembuatan Invoice untuk product lainnya, tetapi dibuat di Project Tour
  2. Pembuatan Voucher Hotel untuk Tour sama dengan pembuatan Voucher Hotel
  3. Pembuatan Ticket dilakukan di menu Project Tour. Hasil input perincian tour adalah sebagai berikut:

I.D. Refund

Proses Refund dimulai pada saat langganan memberikan ticket atau voucher hotel yang akan di refund. Proses refund meliputi 3 (tiga) tahap, yaitu:

  1. Refund Received
  2. Refund in Process
  3. Refund Realized

Tampilan menu Refund adalah sebagai berikut:

I.D.a. Input Refund Received

Menu Refund Received digunakan untuk input penerimaan refund dari langganan. Tanda Terima Refund akan dicetak dan diberikan kepada langganan setelah langganan memberikan ticket atau voucher hotel yang akan direfund.

Prosedur Input Refund Received

  1. Klik tombol New
  2. Pilih Product Type
  3. Pilih tanggal Refund (Tanggal terima Refund dari langganan)
  4. Klik tombol Add, maka akan tampilan menu sebagai berkut:
  1. Masukkan nomor ticket yang akan direfund
  2. Klik Un-Used, kemudian pilih route yang akan di refund
  3. Klik tombol Ok, kemudian Klik tombol Save.
  4. Print Tanda Terima Refund. Tampilan Refund Received sebagai berikut:

 

I.D.b. Input Refund in Process

Pada tahap Refund in Process Received, bagian refund akan membuat Refund Notice ke Airline atau Refund ke hotel (voucher hotel).

Prosedur Input Refund in Process

  1. Dari menu Refund, Klik tombol Find untuk mencari No.Refund yang akan diproses
  2. Klik tombol Status, akan tampil menu sebagai berikut:
  1. Ubah Status RECEIPT menjadi INPROSSES
  2. Pilih tanggal Proses Refund
  3. Klik tombol Ok.

I.D.c. Input Refund Realized

Pada tahap Refund Realized, bagian refund akan mengupdate data refund sesuai dengan persetujuan refund dari Airline atau hotel mengenai besarnya refund yang akan dikembalikan.

Prosedur Input Refund Realized

  1. Dari menu Refund, Klik tombol Find untuk mencari No.Refund yang akan diproses
  2. Klik tombol Status, akan tampil menu sebagai berikut:
  1. Ubah Status INPROSSES menjadi FINISH
  2. Pilih tanggal Realized Date
  3. Input biaya yang dibebankan oleh AirLine (kolom Kiri)
  4. Input biaya yang dibebankan Travel Agent kepada langganan (kolom Kanan)
  5. Klik tombol OK
  6. Print Credit Note Refund

 

 

  1. I. Operational– Input

 

Menu input digunakan untuk input data:

  1. Invoice
  2. Hotel
  3. Tour
  4. Refund

Tampilan menu Input Operational System adalah sebagai berikut:

I.A. Invoice

Menu Invoice digunakan untuk membuat Invoice untuk produk Ticket, Hotel, Tour, Travel Document, Insurance, dan Transportasi.

1

Tampilan menu Invoice adalah sebagai berikut:

Prosedur Input Invoice

  1. Klik tombol New, akan tampil menu sebagai  berikut:
  1. Input data Customer. Untuk data Customer, klik tombol , sedangkan untuk Walking Guest, Klik uncek
  2. Pilih Payment Type. Untuk pembayaran secara kredit, maka system akan memeriksa kredit limit berdasarkan plafon yang tersedia. Besarnya plafon diinput di menu master data customer. Perincian mengenai saldo Piutang Usaha dapat dilihat dengan klik tombol  disebelah total piutang.
  3. Pilih Product Type. Dengan pilihan ini, maka dapat dibuatkan invoice sesuai dengan produk type, seperti invoice ticket, hotel, travel dokumen, transportasi, dan produk lainnya.
  4. Untuk produk yang menggunakan mata uang asing (selain Rupiah), maka kurs mata uang asing harus di-input dahulu (bagian Accounting)
  5. Untuk pembelian ticket, terdapat tiga kelompok yaitu menggunakan:
    1. Stock Ticket, yaitu menggunakan Stock Ticket sendiri
    2. Deposit, yaitu invoice yang dibuat akan mengurangi deposit AirLine
    3. LG (Letter Of  Gurantee), yaitu pembelian ticket dari supplier lain atau sub-agent
    4. Klik tombol Add, maka akan tampil perincian input data
  1. Input data ticket, Pax Paid dan harga jual
  2. Klik tombol Ok
  3. Menu input invoice akan kembali dengan data perincian yang sudah terisi.
  1. Klik tombol Save. Hasilnya terlihat sebagai berikut:
  1. Untuk membuat Invoice, klik tombol Create

I.B. Hotel

Meliputi:

  1. Input Voucher Hotel
  2. Input Invoice Hotel

I.B.a. Input Voucher Hotel

Menu Hotel digunakan untuk membuat Voucher Hotel International dan Hotel Domestic. Tampilan menu Hotel adalah sebagai berikut:

Prosedur Input Voucher Hotel

  1. Klik tombol New, akan tampil menu sebagai berikut:
  1. Pilih Type Product (Voucher Hotel International atau Domestic), akan tampil menu sebagai berikut:
  1. Klik tombol
  2. Klik Agent Name untuk pembelian Voucher Hotel apabila melalui Travel-Agent lain
  3. Pilih tanggal Voucher, Location, Issuer By, Confirm By
  4. Input nama Guest, Jumlah Guest, Arrival (kedatangan) date/Time/FlightNo dan Departure (keberangkatan) date/Time/FlightNo
  5. Input room quantity, room type, bed type, meal type
  6. Input buying price dan selling price dan discount dan extra discount
  7. Input remark sebagai keterangan tambahan di Voucher Hotel
  8. Klik tombol Ok.
  1. Klik tombol Create Voucher untuk membuat Voucher Hotel Nomor.

I.B.b. Input Invoice Hotel

Setelah Voucher Hotel dibuat, maka tahap berikutnya adalah membuat Invoice untuk Voucher Hotel tersebut. Pembuatan invoice dilakukan di menu invoice dengan memilih produk type nya Hotel. Prosedur Input Invoice Hotel sebagai berikut:

Prosedur Input Invoice Hotel

  1. Klik tombol New, akan tampil menu sebagai  berikut:
  1. Input data Customer. Untuk data Customer, klik tombol , sedangkan untuk Walking Guest,  Klik uncek
  2. Pilih Payment Type. Untuk pembayaran secara kredit, maka system akan memeriksa kredit limit berdasarkan plafon yang tersedia. Besarnya plafon diinput di menu master data customer. Perincian mengenai saldo Piutang Usaha dapat dilihat dengan klik tombol  disebelah total piutang.
  3. Pilih Product Type Hotel.
  4. Untuk produk yang menggunakan mata uang asing (selain Rupiah), maka kurs mata uang asing harus di-input dahulu (bagian Accounting)
  5. Klik tombol Add. Kemudian masukan Nomor Voucher Hotel. Hasilnya akan muncul menu sebagai berikut:
  1. Klik tombok OK
  2. Klik tombol Save. Hasilnya sebagai berikut:
  1. Untuk membuat nomor invoice, Klik tombol Create Invoice. Hasilnya adalah sebagai berikut:

I.C. Tour

Meliputi:

  1. Input Master Tour
  2. Input Project Tour
  3. Input perincian Tour, yaitu Invoice, Voucher Hotel, Tour Arragement, Ticket

 

I.C.a. Input Master Tour

Menu Master Tour digunakan untuk mengelompokan Tour. Misalkan Master Tour Bali Overland digunakan untuk membuat project Tour Bali Overland selama periode tertentu.

Prosedur Input Master Tour

  1. Klik tombol Master Tour, akan tampil menu sebagai  berikut:
  1. Klik tombol New
  2. Input nama tour
  3. Pilih Type tour apakah tour International atau domestic
  4. Input keterangan
  5. Klik tombol Save. Hasil dari input data dapat dilihat dengan klik tombol listing.

I.C.b. Input Project Tour

Menu Project Tour digunakan untuk menggabungkan penerimaan tour dari invoice dan biaya-biaya yang dikeluarkan seperti voucher hotel, tour arrangement, dan ticket kedalam satu project tour, sehingga dapat diketahui perhitungan laba-rugi suatu tour.

Prosedur Input Project Tour

  1. Klik tombol New
  2. Pilih Master Tour dengan meng-klik tombol . Fungsinya adalah untuk mengelompokan project tour kedalam tiap-tiap master tour
  3. Input Pax Quantity, tanggal keberangkatan (Depature date) dan tanggal kembali (arrival date)
  4. Pilih Issue By
  5. Input Tour Guide apabila ada
  6. Pilih Product type (Tour International atau Tour Domestic)
  7. Klik tombol Save. Hasilnya adalah sebagai berikut:

I.C.c. Input Perincian Tour

  1. Perincian tour diinput dengan meng-klik tombol Add Details, akan tampil menu sebagai berikut:
  1. Pembuatan Invoice untuk Packet Tour sama dengan pembuatan Invoice untuk product lainnya, tetapi dibuat di Project Tour
  2. Pembuatan Voucher Hotel untuk Tour sama dengan pembuatan Voucher Hotel
  3. Pembuatan Ticket dilakukan di menu Project Tour. Hasil input perincian tour adalah sebagai berikut:

I.D. Refund

Proses Refund dimulai pada saat langganan memberikan ticket atau voucher hotel yang akan di refund. Proses refund meliputi 3 (tiga) tahap, yaitu:

  1. Refund Received
  2. Refund in Process
  3. Refund Realized

Tampilan menu Refund adalah sebagai berikut:

I.D.a. Input Refund Received

Menu Refund Received digunakan untuk input penerimaan refund dari langganan. Tanda Terima Refund akan dicetak dan diberikan kepada langganan setelah langganan memberikan ticket atau voucher hotel yang akan direfund.

Prosedur Input Refund Received

  1. Klik tombol New
  2. Pilih Product Type
  3. Pilih tanggal Refund (Tanggal terima Refund dari langganan)
  4. Klik tombol Add, maka akan tampilan menu sebagai berkut:
  1. Masukkan nomor ticket yang akan direfund
  2. Klik Un-Used, kemudian pilih route yang akan di refund
  3. Klik tombol Ok, kemudian Klik tombol Save.
  4. Print Tanda Terima Refund. Tampilan Refund Received sebagai berikut:

 

I.D.b. Input Refund in Process

Pada tahap Refund in Process Received, bagian refund akan membuat Refund Notice ke Airline atau Refund ke hotel (voucher hotel).

Prosedur Input Refund in Process

  1. Dari menu Refund, Klik tombol Find untuk mencari No.Refund yang akan diproses
  2. Klik tombol Status, akan tampil menu sebagai berikut:
  1. Ubah Status RECEIPT menjadi INPROSSES
  2. Pilih tanggal Proses Refund
  3. Klik tombol Ok.

I.D.c. Input Refund Realized

Pada tahap Refund Realized, bagian refund akan mengupdate data refund sesuai dengan persetujuan refund dari Airline atau hotel mengenai besarnya refund yang akan dikembalikan.

Prosedur Input Refund Realized

  1. Dari menu Refund, Klik tombol Find untuk mencari No.Refund yang akan diproses
  2. Klik tombol Status, akan tampil menu sebagai berikut:
  1. Ubah Status INPROSSES menjadi FINISH
  2. Pilih tanggal Realized Date
  3. Input biaya yang dibebankan oleh AirLine (kolom Kiri)
  4. Input biaya yang dibebankan Travel Agent kepada langganan (kolom Kanan)
  5. Klik tombol OK
  6. Print Credit Note Refund

 

 

Check Also

pf-2018-3031241_960_720

Selamat Tahun Baru 2018

GTASS mengucapkan Selamat Tahun Baru 2018