Travel Agent – Tugas dan Tanggung Jawab

Dalam suatu organisasi travel agent terdapat 3 (tiga) fungsi utama yang dipimpin oleh seorang direktur, yaitu penjualan, keuangan dan produk.

Direktur

Direktur sebagai nahkoda berfungsi untuk menentukan arah perusahaan dan melakukan kontrol setiap bagian. Tugas dan tanggung-jawab direktur terutama adalah:

  • Membuat perencanaan atau strategi baik jangka pendek maupun jangka panjang
  • Melakukan fungsi managemen untuk mengontrol masing-masing bagian agar setiap bagian menjalankan kegiatannya sesuai dengan rencana perusahaan.

Bagian Penjualan

Bagian penjualan atau marketing berfungsi untuk meningkatkan penjualan. Tugas dan tanggung-jawab bagian penjualan terutama adalah:Meningkatkan penjualan melalui berbagai perencanaan atau strategi penjualan yang telah ditetapkan

Pengawasan pelaksanaan penjualan sampai dengan realisasi target penjualan.

Menjaga relasi dengan langganan

Tugas lainnya seperti bekerja sama dengan bagian lainnya agar terjadi sinergi dalam pelayanan kepada pelanggan.

Memanfaat tehnologi dalam meningkatkan penjualan, merk (brand) perusahaan, seperti penjualan produk secara Online baik secara B2B (Business to Business), B2C (Business to Customer), Digital Marketing. Tehnologi dapat digunakan untuk bisa melakukan promosi dengan lebih efisien, murah dan lebih luas jangkauannya. Salah satu penerapan tehnologi dalam penjualan secara B2B maupun B2C dapat dilihat program aplikasi GTASS Booking

Keuangan

Fungsi utama keuangan adalah untuk kontrol keuangan dan melakukan pencatatan transaksi keuangan. Secara lebih rinci, terdiri atas dua (2) bagian yaitu bagian keuangan dan bagian akuntansi.

Bagian keuangan

Tugas dan tanggung-jawab bagian keuangan terutama adalah:

  • Kontrol penerimaan uang untuk memastikan bahwa setiap transaksi penjualan diterima pelunasannya sesuai jadwal.
  • Kontrol pengeluaran untuk memastikan bahwa setiap pembayaran kepada supplier adalah benar dan sesuai jadwalnya.
  • Kontrol Arus Kas (cash flow) untuk memastikan tersedianya dana yang cukup dalam menjalankan operational perusahaan
  • Tugas lainnya seperti kontrol pengeluaran biaya-biaya operational, komunikasi dengan pihak lain dalam memperoleh tambahan kredit.
  • Memanfaatkan tehnologi untuk mempermudah melakukan kontrol keuangan secara efisien, akurat dan tepat waktu. Salah satu penerapan tehnologi secara online dalam kontrol keuangan dapat dilihat di program aplikasi GTASS BackOffice dimenu Accounting-Report-Finance Statement-IncomeStatement

Bagian Akuntansi

Tugas dan tanggung-jawab bagian Akuntansi terutama adalah:

  • Mencatat seluruh transaksi keuangan perusahaan secara akurat dan tepat waktu
  • Menyajikan laporan keuangan secara akurat dan tepat waktu berupa neraca, perhitungan laba-rugi dan cash flow.
  • Mengkomunikasikan data keuangan kepada pihak lain baik internal maupun eksternal
  • Tugas lainnya seperti pelaporan perpajakan, internal kontrol, audit, budget, membuat sistem dan prosedur perusahaan yang efisien, perancangan, evaluasi dan pengembangan sistem komputerisasi untuk keperluan internal dan eksternal perusahaan.
  • Memanfaatkan tehnologi untuk mempermudah penyajian laporan keuangan secara efisien, akurat dan tepat waktu. Salah satu penerapan tehnologi secara online penyajian laporan keuangan dapat dilihat di program aplikasi GTASS BackOffice 

Bagian Produk

Bagian produk atau pembelian berfungsi untuk menyediakan produk yang diperlukan oleh bagian penjualan. Tugas dan tanggung-jawab bagian produk terutama adalah:

  • Menyediakan produk yang diperlukan oleh pelangganan dengan harga yang terbaik, waktu yang cepat.
  • Membuat dan menyediakan produk seperti tour sesuai dengan kebutuhan pelanggan ataupun rencana bagian penjualan.
  • Melakukan negosiasi dengan vendor untuk mendapatkan harga terbaik.
  • Tugas lainnya seperti menjaga kualitas dan pelayanan produk, menjaga relasi dengan supplier, pengembangan produk sesuai kebutuhan bagian penjualan.
  • Untuk produk tour, membuat quotation (perkiraan harga pokok dan harga jual tour)
  • Memanfaatkan tehnologi untuk mempermudah dalam membuat produk tour ataupun mendapatan produk melalui Online sistem. Salah satu penerapan tehnologi secara online dalam memperoleh produk tiket, pembuatan quotation secara online dapat dilihat di program aplikasi GTASS Booking.

Post a Comment